6 praktiški patarimai, kaip sklandžiai pereiti prie naujo IT priežiūros paslaugų tiekėjo aptarnavimo

Kažkiek rūpesčių aišku vis tiek bus, bet atsižvelgdami į toliau pateiktus 6 punktus padarysite šį procesą maksimaliai sklandų ir išvengsite dažniausiai pasitaikančių klaidų.

• Įsitikinkite, kad turite visus prisijungimo duomenis
• Iš anksto atlikite IT inventorizaciją (auditą)
• Laiku peržiūrėkite dabartinius įsipareigojimus esamam tiekėjui
• Komunikuokite apie pokyčius vidinei komandai
• Nepalikite perdavimo proceso vieno darbuotojo rankose
• Įvertinkite galimybę perduoti IT priežiūrą dalimis

1. Įsitikinkite, kad turite visus prisijungimo duomenis 

Taip taip, jūs galite net neįsivaizduoti kiek skirtingų prisijungimo duomenų egzistuoja jūsų įmonėje. Serveriai, tinklo įranga, įvairūs debesijos sprendimai (kuriuos pvz. kažkas kažkada nupirko su įmonės kreditine kortele) ir t.t. Jei naujam tiekėjui galėsite iškart pateikti visus prisijungimo duomenis, IT priežiūros perdavimo procesas bus daug sklandesnis ir greitesnis.

Be to išvengsite situacijų, kai nesant prisijungimo duomenų, pvz. prie tinklo įrangos, vienintelis būdas toliau ja naudotis yra iš naujo nustatyti konfigūraciją, o tai ir papildomas laikas, išlaidos bei rizika, kad kažkas, bent kurį laiką, sklandžiai neveiks. Todėl kaupkite tokius duomenis struktūrizuotai, o jei jų neturite, atlikite namų darbus prieš perduodami IT priežiūrą naujai įmonei.

2. Iš anksto atlikite IT inventorizaciją (auditą) 

Panašiai, kaip ir su pirmu punktu, galima stipriai suklysti galvojant, kad “ir taip matosi, kas pas mus yra”. Aišku, tai labai priklauso nuo įmonės dydžio, bet net ir mažoje įmonėje yra daug techninės ir programinės įrangos, kurią reikės prižiūrėti ir valdyti. Pradedant nuo “debesyse” esančių serverių baigiant smulkia programine įranga, kurią “prižiūrėdavo kažkoks programuotojas”.

Naujam tiekėjui reikia matyti “visą paveikslą”, kad įvertinti kompleksiškumą, tiksliai pateikti pasiūlymą ir apskaičiuoti kainą. Galiausiai jums patiems verta aiškiai suprasti ką būsimas tiekėjas prižiūrės ir ko ne.

3. Laiku peržiūrėkite dabartinius įsipareigojimus esamam tiekėjui 

Gali būti, kad ne tik perkate IT priežiūros paslaugas iš esamo tiekėjo, bet ir nuomojate įrangą, turite terminuotų įsipareigojimų, esamos paslaugos apima ir programinės įrangos priežiūrą arba net yra integruotos į jūsų verslo procesus.

Daugeliu atveju dėl visko galima susitarti ir išspręsti, bet tai gali užimti nemažai laiko ir kainuoti papildomų, nenumatytų išlaidų. Ypač, jei pokytį darote dėl kainos, gali paaiškėti, kad naujo tiekėjo pasiūlymas nepaima visų jums reikalingų paslaugų.

4. Komunikuokite apie pokyčius vidinei komandai (ir kaip gauti reikiamą pagalbą ir, kad reikės pakeisti įpročius)  

Kartais apie pasikeitusią IT priežiūros komandą įmonės darbuotojai sužino tik kai jau kažkas neveikia arba į biurą atvyksta nematytas žmogus. Pirmiausiai tai negerai, nes gali sukelti vidinį žmonių nepasitenkinimą (dėl nežinojimo, kaip gauti reikiamą pagalbą). Be to naujas aptarnavimas tikra užtruks ilgiau, o tam reikia pasiruošti ir nusiteikti. Daug nesklandumų galima išvengti:

• Informuojant darbuotojus iš anksto
• Pasitelkiant technines priemones, kad pvz. visi darbuotojai ant savo darbastalio matytų naują pagalbos tarnybos nr. ar el. pašto adresą ir t.t.
• Paaiškinant, kad reikės prisitaikyti prie naujo proceso (pvz. užklausas teikti tik el. paštu per Service Desk sistemą ir panašiai)

5. Nepalikite perdavimo proceso vieno darbuotojo rankose 

Nereta klaida yra galvoti, kad viskas įvyks kažkaip savaime (kaip jau supratome – ne) ir kad sklandų perėjimą pakuruoti gali ir biuro administratorė. Jokiu būdu nenuvertinant darbščiųjų biuro administratorių, jos neretai laiko “visus keturis kampus”, visgi perėjimo projektui verta suburti komandą bent iš kelių žmonių, kurie taip pat turėtų ir sprendimo priėmimo teisę. Kitaip sakant tai projektas (įvairaus dydžio), ir turi būti valdomas panašiais principais.

6. Įvertinkite galimybę perduoti IT priežiūrą dalimis 

Tokia galimybė ypač aktuali, jei jūsų IT “ūkis” didelis, o pokyčius reikia daryti “važiuojančiame traukinyje”, t.y. sustoti negalite ir perėjimą reikia padaryti maksimaliai greitai. Atiduodant IT priežiūrą dalimis, pvz. jei dabar vienas tiekėjas valdo visą jūsų IT, būtų galima pradėti nuo darbo vietų priežiūros perdavimo kitai įmonei. Be rizikos išskaidymo, tai suteikia galimybę ir šiek tiek lanksčiau keisti tiekėjus ir matyti kaip dirba viena ir kita įmonė.

Nors dažniausiai pradžiai atrodo, kad geriau viską turėti iš vienų rankų, ir kartais tai tikrai naudinga, visgi tai turi ir savų minusų, pvz. bėgant laikui vis didėjanti priklausomybė nuo vieno tiekėjo, rizika, kad dėl vieno tiekėjo problemų sutriks visa IT sistema ir t.t.

Matyt galima rasti ir kitų dalykų, kuriuos reikėtų turėti omenyje pereinant pas kitą IT priežiūros tiekėją. Visgi, jei atsižvelgsite į šiuos šešis punktus, jūsų perėjimas pas naują tiekėją, bus daug malonesnis procesas.

Straipsnio autorius Tomaš Jankovski @LinkedIn