Klaipėdos miesto savivaldybė robotizavo įstaigos veikloje pasikartojančius procesus, taip atlaisvindama darbuotojus nuo didelės apimties rutininio darbo. Nuo šiol darbuotojai gali skirti daugiau laiko sudėtingesnėms užduotims, kurios reikalauja gilesnių žinių, didesnių kompetencijų ir kruopštesnės analizės. Projektą kūrusios ir įgyvendinusios didžiausios Baltijos šalyse informacinių technologijų sprendimų ir paslaugų teikėjos „Atea“ specialistai pripažįsta, kad iššūkių būta, bet pasiektas rezultatas džiugina ir užsakovą, ir projekto vykdytojus.
Robotizavimo sprendimai – individualiems veiklos poreikiams
Eglė Zykė, Klaipėdos miesto savivaldybės administracijos Švietimo ir sveikatos departamento Biudžetinių įstaigų centralizuotos apskaitos skyriaus vedėja, apibūdino procesą, kuriam buvo galima pritaikyti robotizavimo sprendimą. Skyriaus darbuotojai apskaitos programoje kiekvieną ketvirtį formuoja didelį skaičių ataskaitų. Šiam darbui atlikti reikia nemažai laiko ir žmogiškųjų resursų, kadangi savivaldybė aptarnauja labai daug biudžetinių įstaigų. Nuspręsta ieškoti galimybių šį darbą perduoti robotui, taip sumažinant darbuotojų užimtumą bei suteikiant daugiau laiko sudėtingesnėms užduotims atlikti.
Arnestas Baltrušaitis, UAB „Atea“ robotizavimo sprendimų projektų vadovas
Arnestas Baltrušaitis, „Atea“ robotizavimo sprendimų projektų vadovas, pasakoja, kad kiekvienas kuriamas robotizavimo sprendimas yra unikalus.
„Nors sprendimus esame įdiegę ne vienoje viešojo administravimo institucijoje, tačiau klientų naudojamos IT sistemos bei programos yra skirtingos. Taip pat skiriasi ir automatizuojami procesai, todėl kuriant robotizavimo sprendimus būtina juos pritaikyti kiekvienam atvejui individualiai, – patirtimi dalinasi A. Baltrušaitis. – Pagal projekto sudėtingumą ir užduočių specifiką parenkama technologija, kuri padeda geriau atliepti kliento poreikius ir lūkesčius.“
Modestas Martišius, Klaipėdos miesto savivaldybės administracijos Administravimo departamento Kibernetinio saugumo ir IT skyriaus patarėjas, priduria, kad ir savivaldybė prieš pradėdama robotizuoti procesus turėjo atlikti tam tikrus namų darbus: paruošti virtualias mašinas roboto veikimui, atrinkti automatizavimui tinkamas rutinines užduotis, tuomet kartu su Atea specialistais įgyvendinti procesų analizę. Pasitaiko atvejų, kai atlikus analizę pamatoma, kad iš pradžių reikėtų pakoreguoti patį procesą, o tik tuomet jį robotizuoti.
Užtikrintas greitas ir saugus užduočių vykdymas
Klaipėdos miesto savivaldybės procesų robotizavimui parinkta „UiPath“ programinė įranga, kuri padeda įstaigoms padidinti darbo efektyvumą bei užtikrina kokybišką užduočių atlikimą. Ši programinė įranga turi ne vieną privalumą: vartotojui draugišką sąsają, plačias integracijos galimybes su įvairiomis sistemomis, užtikrina aukštą saugumo lygį ir atitiktį įvairiems reikalavimams, todėl tinka jautrių duomenų tvarkymui.
„Atlikdami daug smulkių užduočių rankiniu būdu darbuotojai sugaišta begalę laiko. Vykdant šias užduotis dažnai yra disponuojama svarbia informacija, todėl labai svarbu nepalikti klaidų. O štai robotas gali savarankiškai surinkti reikalingus duomenis iš vienų sistemų, juos patikrinti ir suvesti į kitas sistemas, suformuoti reikalingus dokumentus, uždėti parašus, išsaugoti dokumentus reikiamoje vietoje ar išsiųsti. Tai vyksta be klaidų ir per rekordiškai trumpą laiką“, – pasakoja „Atea“ robotizavimo sprendimų projektų vadovas.
Įdiegti sprendimai pasiteisino
Su „Atea“ ekspertų pagalba Klaipėdos miesto savivaldybėje automatizuotas periodinis tam tikrų dokumentų surinkimas ir elektroninių laiškų išsiuntimas. Robotas pagal nustatytas taisykles atrenka reikiamus dokumentus iš dokumentų valdymo sistemos. Atrinkti dokumentai automatiškai išsaugomi failų saugykloje, o atitinkamoms įstaigoms siunčiami elektroniniai pranešimai, kuriuose pateikiama nuoroda į dokumentų katalogus, užtikrinant greitą ir patogią prieigą. Taip pat robotizuotas biudžeto išlaidų sąmatos vykdymo ataskaitų formavimas ir registravimas. Šiuo metu yra kuriamas procesas deklaruotos gyvenamosios vietos pažymų parengimui.
„Akivaizdu, kad robotizavimo sprendimai pasiteisino. Naudą matuojame sutaupytomis mūsų darbuotojų darbo valandomis. Sumažėjo techninio pasikartojančio darbo, kai tekdavo rankiniu būdu suformuoti per 1300 ataskaitų ir jas pateikti biudžetinėms įstaigoms. Be to, užduotį atliekant robotams, išvengiame žmogiškųjų klaidų ir netikslumų. Taigi, darbai, kuriuos 3 darbuotojai paprastai atlikdavo per 4–5 dienas, robotizavus procesą atliekami vos per parą. Matydami naudą planuojame robotizavimo sprendimus diegti ir ateityje“ – dalinasi E. Zykė.
A. Baltrušaitis priduria, kad Klaipėdos miesto savivaldybės procesų robotizavimas vyko sklandžiai ir sėkmingai.
„Labai svarbu, kad darbus pradėjome nuo išsamaus projekto bei automatizuojamo proceso aprašymo, aptarėme bei suderinome įvairias detales, todėl sprendimo įgyvendinimo metu papildomų klausimų ar nežinomųjų buvo labai nedaug. Be to, klientas operatyviai bendradarbiavo. Gera komunikacija – svarbi projekto sėkmės priežastis“, – akcentuoja „Atea“ robotizavimo projektų vadovas.